Cách phát triển quy trình viết và chỉnh sửa cho các bài đăng trên blog của bạn

 

Thường có những bài báo giải thích làm thế nào để viết một tấn bài báo một cách nhanh chóng. Nhưng rất ít bài báo thực sự kiểm tra chất lượng của việc biên tập và nghiên cứu cần thiết để tạo ra một bài đăng blog, một bài báo hoặc tài liệu khác mang tính thông tin.

Chỉnh sửa là những gì tôi sẽ giải thích trong bài đăng này. Sử dụng chính tả y o u có thể giúp bạn loại bỏ ý tưởng ra khỏi đầu một cách hiệu quả và có thêm thời gian để tạo ra một bài báo rất hay. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo ra nội dung phù hợp hơn với doanh nghiệp và nghề nghiệp của bạn. Đã quá nhiều lần mọi người dựa vào các nguồn bên ngoài để viết một bài báo cho họ - viết ma. Mặc dù viết ma có thể có một số lợi ích, nhưng sẽ có nhiều chủ đề kỹ thuật đòi hỏi bạn phải tạo ra nội dung mà bạn đang cố gắng trình bày với khách hàng tiềm năng.

Sử dụng kết hợp chính tả và chỉnh sửa có thể giúp bạn thực hiện việc này một cách hiệu quả hơn để bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ khẩn cấp khác.
 
Bắt đầu với phần mềm hoặc tính năng đọc chính tả tốt
Bước đầu tiên là tạo bản nháp đầu tiên của bạn một cách hiệu quả. Bạn có thể làm điều này bằng cách dựa vào các công cụ đọc chính tả. Nhiều phần mềm văn bản từ mới nhất bao gồm chính tả.

Ngay bây giờ tôi đang viết bài này trong Microsoft Word cho Mac. Ở phía trên bên phải, tôi có thể chọn micrô để đọc lời nói của mình.

Microsoft Word dành cho Mac
Một công cụ chính tả hữu ích khác được tích hợp trong Evernote. Tôi là một người cuồng nhiệt về Evernote vì tính năng kiểm soát phiên bản của nó và khả năng đồng bộ hóa các tệp đã lưu trên điện thoại thông minh, máy tính xách tay và đám mây. Tôi sử dụng micrô trong điện thoại thông minh của mình để điều khiển suy nghĩ của mình khi đang di chuyển. Sự sắp xếp này cho phép tôi chia sẻ chính tả đầu tiên của mình, lưu nó và sau đó quay lại để chỉnh sửa sau.

Ngoài ra còn có một công cụ đọc chính tả trực tuyến, được gọi là dictation.io. Đây là một dịch vụ miễn phí và bạn có thể sử dụng nó để tạo một tệp văn bản của các từ của bạn.

Khi bạn ra lệnh, bạn chỉ đang nói để nắm bắt suy nghĩ của bạn lần đầu tiên. Khi nói, bạn nên tập trung nhiều hơn vào suy nghĩ chung hơn là diễn đạt chính xác. Đừng cố gắng sửa chữa một suy nghĩ tức thì trong khi đọc. Đọc chính tả chỉ cho phép bạn lấy các ý tưởng ra khỏi đầu và sau đó áp dụng nó vào một phương tiện mà sau đó bạn có thể thực hiện tất cả các chỉnh sửa và sàng lọc cần thiết. Nếu bạn tập trung quá nhiều vào độ chính xác của các từ khi bắt đầu, bạn sẽ kết thúc việc tạm dừng dòng suy nghĩ của mình và không thực sự đưa ra những suy nghĩ hoàn chỉnh của mình một cách nhanh chóng.

Bạn sẽ nhận thấy một số điều trên màn hình khi bạn ra lệnh. Các từ sẽ không sắp xếp thành bất kỳ định dạng đoạn văn nào. Bạn sẽ thấy một khối văn bản lớn khi bạn đọc chính tả.

Nhiều lần bạn cũng sẽ thấy các dấu câu bị bỏ qua. Bạn có thể nói “dấu chấm” để tạo dấu chấm - nhưng thỉnh thoảng, công cụ sẽ viết ra từ thay vì chèn dấu câu. Mọi công cụ chính tả đều có đầy đủ khả năng, nhưng không hoàn hảo trong việc dịch thuật. Các công cụ đọc chính tả có thể bỏ qua giọng đọc hoặc hiểu sai một từ. Do đó, bạn sẽ gặp lỗi dấu câu. Đôi khi nó là tình cờ. Lấy ví dụ, điều khiến tôi phát điên - sử dụng các từ “từ” và “hình thức”. Cả hai từ đều có thể được viết đúng chính tả nhưng nếu tôi có từ “form” khi tôi có nghĩa là từ “from” thì câu sẽ có một lỗi mà người kiểm tra từ sẽ không gắn cờ. Bạn muốn đọc và điều chỉnh các dấu câu và cụm từ.

Tất cả những mối quan tâm này là tốt cho thời điểm này. Sửa lỗi này là lúc quá trình chỉnh sửa sẽ phát huy tác dụng.
 
Làm việc trên bản nháp của bạn
Tại thời điểm này, bạn muốn có thể in ra một bản nháp để bạn cũng có thể xem các cụm từ và từ có thể trông như thế nào. Khi tạo ra một bài báo hoàn chỉnh, tôi thường in ra ít nhất hai bản sao tài liệu của mình. Câu đầu tiên đến sau khi tôi viết chính tả đầu tiên của mình. Các từ không hoàn hảo, vì vậy bản nháp đó sẽ giúp tôi hiểu nơi tôi có thể cần phải viết một đoạn văn, thêm bất kỳ suy nghĩ hoặc nhận xét bổ sung nào từ nghiên cứu và cũng hiểu nơi có thể cần thêm dấu câu. Cái thứ hai sẽ đến sau khi tôi đã chỉnh sửa và kết hợp các thay đổi của mình, chỉ như một lần đọc qua cuối cùng.

Với bản nháp in đầu tiên, bạn có thể xem các từ được viết chính tả có thể được tinh chỉnh tốt nhất như thế nào. Sắp xếp và tinh chỉnh từ nên là hai hành động riêng biệt. Chúng không bao giờ nên được thực hiện cùng một lúc. Làm như vậy có thể khiến bạn bỏ qua một cách tốt hơn để diễn đạt suy nghĩ của mình hoặc đóng khung các câu trong một đoạn văn. Giữ cho đánh giá đơn giản.

Đoạn văn không được quá dài nếu tài liệu được đưa vào blog hoặc bất cứ thứ gì trực tuyến. Mọi người đã quen với việc đọc lướt nội dung. Mặc dù bạn phải chính xác trong mọi từ được đặt cho một bản sao blog trên một trang web hoặc trang kinh doanh, bạn cũng không nên cố gắng tạo ra một bản thuyết minh dài dòng về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn nghĩ. Bạn muốn dành một chút thời gian để tìm ra cách hiệu quả nhất để mô tả các lợi ích hoặc mô tả một khái niệm cho người đọc. Vì vậy, trước tiên bạn tập trung vào việc tạo các đoạn văn có khoảng 7–11 dòng như một hướng dẫn để giữ cho độ dài văn bản có thể đọc được.

Đây cũng là thời điểm tốt để xem những biệt ngữ kỹ thuật nào đang được sử dụng. Những từ đầu tiên được sử dụng trong câu của bạn có thể không phải là những cụm từ chính xác mà bạn muốn sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang nói về các sản phẩm được chế tạo từ ô tô đến máy tính. Nó cũng được áp dụng cho các chủ đề rộng lớn, chẳng hạn như lập trình, chính trị và âm nhạc. Tất cả các môn học này đều có một số cụm từ yêu cầu định nghĩa chính xác và giải thích chính xác. Thêm vào đó, bạn có thể sẽ thấy các thuật ngữ hiểu sai một cách khó chịu - chẳng hạn như “phần tiếp theo” thay vì SQL.

Một yếu tố khác cần xem xét là sự cô độc. Bạn cần chỉnh sửa trong một căn phòng đủ ánh sáng, nơi bạn có thể yên lặng lắng nghe suy nghĩ của mình và đọc lại tài liệu để nghe âm thanh của từ ngữ. Cô đơn là một trong những nguồn lực quan trọng nhất mà bạn phải có để thúc đẩy sự tập trung. Hơn nữa, khi bạn ra lệnh, bạn phải loại bỏ tiếng ồn xung quanh mà bạn không muốn micrô thu. Ví dụ: bạn không muốn đọc chính tả trong quán cà phê nơi nhạc nền hoặc cuộc trò chuyện có thể bị trộn lẫn vào các cụm từ bạn đang nói trong tài liệu của mình.

Khi bạn đã đánh dấu tài liệu, nó sẽ trông giống như những gì tôi đã làm trong các hình ảnh sau.

Hình ảnh của tác giả


Hình ảnh của tác giả


Hình ảnh của tác giả
Lưu ý trên trang thứ hai rằng tôi đã khoanh tròn một phần sẽ được chuyển đến vị trí khác trong tài liệu. Phần đó xuất hiện trong tâm trí tôi khi tôi đọc chính tả, nhưng tôi đã tìm ra một cách mạnh mẽ hơn để trình bày chủ đề của đoạn văn. Tôi gọi nó là “phần A” để đề phòng trường hợp tôi có nhiều phần hơn để khoanh tròn và di chuyển.
 
Hai lời khuyên bổ sung
Có hai khía cạnh cần ghi nhớ khi đánh giá cuối cùng. Đầu tiên, nghiên cứu một tài liệu trực tuyến sẽ yêu cầu kiểm tra các liên kết đến một trang web khác. Chèn các liên kết đó thường không phải là một vấn đề. Bạn cần đảm bảo rằng bạn đang mô tả trong nội dung của mình những liên kết đó dùng để làm gì và cách chúng liên kết với chủ đề chính.

Thông thường khi viết cho doanh nghiệp, tôi chuyển sang các nguồn đáng tin cậy. Ví dụ, Viện Pew là một tổ chức phi lợi nhuận cung cấp nghiên cứu và thường xuất bản các nghiên cứu và bài báo về xu hướng nhân khẩu học toàn cầu. Đây là một nguồn nghiên cứu tốt vì cách trình bày thông tin phi chính trị và tính chặt chẽ của nó với dữ liệu. Nếu tôi sử dụng bất kỳ thông tin nào làm nguồn trong một bài báo, tôi phải kết hợp cách dữ liệu đó hỗ trợ một giả định hoặc lập luận cụ thể mà tôi đang đưa ra.

Thứ hai, bạn có thể muốn kiểm tra số lượng từ. Nhiều nhà xuất bản tìm kiếm một lượng từ tối thiểu trong một bài đăng. Cả Evernote và Microsoft Word đều chứa bộ đếm từ có thể được hiển thị trong tài liệu. Bạn có thể xem số lượng từ đó để đảm bảo rằng bạn đang đạt đến cấp độ từ ngữ mà nhà xuất bản hoặc biên tập viên chính của bạn muốn xem.

Nói chung, việc thêm chính tả vào đầu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức để tạo ra một bài báo hay. Nó giúp bạn có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu chi tiết và tìm ra cách sắp xếp cụm từ tốt hơn để làm cho bài viết của bạn tốt hơn.